大型国际会议的筹备与组织
1、 前言
筹备、组织一场大型会议，尤其是国际规模的会议是一项非常复杂的工作，涉及到方方面面且头绪繁杂。尤其像国际性会议，除了要有大量的工作要做之外，还要具备专业的统筹能力和国际化的视野，随着我国国力的增强，近年来中国境内举办的国际性会议越来越多，这其中不单单是以政府为主导举办的，很多的会议都是有私营公司参与的甚至是独立举办的。所以，除个别国家级别的会议需要专业会务公司来筹备运作之外，很多公司的商务部门或会务部门都具备筹备组织大型会议的能力。
无论是哪种类型或专业方向的会议，筹备组织管理工作都是相似的，本文结合临床试验研究者会来说明如何筹备组织一场大型国际性会议。
2、 会前筹备工作
一项跨国多中心临床试验在整个项目进行过程中需要举办很多场会议，其中研究者会议是至关重要的一场会议，像中国的GCP法规当中也有明确规定：“对于多中心试验组织实施要在临床试验开始前及进行的中期应组织研究者会议……”，对于这种必须要召开的会议就更要高效高质量的去完成。
研究者会议（也称方案讨论会）主要是各参研各单位一起共同召开的就研究方案、CRF、知情同意书和试验操作流程及注意事项等关键内容达成一致意见的会议，通常由申办者或CRO公司负责召集并组织实施。那么会前精心细致的筹备工作就必不可少。
2.1 会议计划方案制定
会议计划主要包括会议名称（基本上是临床试验的项目名称）、会议起止时间（避免与当地已经确定的其他大会时间冲突，也要考虑专家参加其他行业会议的时间）、 举办地点、会议议题、参加会议人员专业范围、人数、会议日程、会议是否有分组、会议材料目录和准备部门、会议工作机构设置（大型会议可成立会务组）、总负责人和分负责人划定和工作方式、有无会标、会场布置和大会主席台安排意见、 有无文娱活动、申办方有无要求会议报道、经费预算等。如会议有无小范围会谈、专访、合影等活动，也将安排意见一并列入。
上述计划当中比较重要的是会议议题，因为这是召开此次会议的主要目的，具体内容包括：
• 对方案和临床试验操作流程进行讨论；
• 确保在试验过程中的可操作性；
• 对可能出现的试验问题进行预估和防范；
• 整个项目团队首次见面，彼此熟悉的过程；
• 对整个项目团队进行首次全面的培训，达成方案执行的一致性。
2.2 制作会议通知
根据上级领导批准的会议筹备方案，起草会议通知。 会议通知一般包括会议的名称、开会的目的和主要内容、会议日期、 会议地点、与会人员、需要携带的材料和数量及材料的打印规格、联系人和联系电话等要素。会议通知可根据实际情况分为两轮发出，临床试验研究者会议不建议发送三轮会议通知。每一轮会议通知的发出都将更加完善和落实与会人员名单。会议通知发出后，需认真做好与会人员参会登记工作，及时落实与会人员名单。对因无法参会请假的与会人员，按程序报有关领导批准。对有关单位的要求和问题，及时请示项目负责人，按领导意见答复。
2.3 会议流程安排
会议步骤包括会议的议程、程序、日程等。 议程是会议议题的先后顺序要标示清楚，它是会议程序的基础。程序是对会议各项内容，如仪式、领导讲话、会议发言、其他活动等， 按照先后顺序做出安排。日程是对会议的活动逐日做出的安排，是程序的具体化，除了极少数大型国际性研究者会议需要一天以上之外，大多数的会议日程为半天或一天。会议的步骤是会议有条不紊进行的保证，一旦经过项目负责人或上级领导的批准，不可随意变动。
2.4 临近会前工作安排
会议召开前一天，检查会议文件材料的准备情况，实际与会人员情况、会议室安排、会场布置、各种电子设备的调试和格式统一、宽带网络接入及安全保卫工作等。同时，按程序报批《会议须知》，于会议报到前印出。会务组人员提前进驻会议场地，组织签到，发放会议材料、证件及预备会议日程表等。提前布置会场，摆放座签，检查会标、音响等。
3、 落实会中工作
在会议开始前，全体会务组人员提前半小时到会场（其他工作安排的除外，如接站人员），按参会人数分发会议材料，落实领导和大会主席讲话和主持人串词等材料，检查嘉宾座次安排和会场的灯光、音响、录音录像设备及翻译设备和人员准备情况及嘉宾休息室、茶水等准备情况。落实各方与会人员的到会情况，向会议主持人报告。如有新闻发布还需落实新闻记者及发言人到会情况。落实本次会议记录人员认真做好会议录音或记录。大会召开时有领导或嘉宾讲话时，提前通知其做好准备，要准时到会，并在会议开始前再次提醒发言人。提前落实印制会议所需各类文件材料，会前按照与会人员座次进行发放。会议期间，落实酒店会场会议值班情况，随时处理因会议室引起的各种问题。组织安排好会议期间参会嘉宾的活动（包含会前会后嘉宾接送站及酒店入住安排）。对需要回收的文件资料，在会议结束前及时如数收回。会议结束后，应办理酒店退房和费用结算，单据收取等事项。
4、 管理总结会后工作
会议结束后，要及时总结会务工作中的经验和教训，对已经结束的会务流程进行验证。项目负责人组织会务组人员及时总结经验，查找在实际操作中有哪些缺陷，以便后期改进。及时将全部会议资料重新修订后收集整理，项目组留存一份，档案管理部门或人员也须存档一份。要利用本次会议的举办完善建立健全会议管理制度，确保管理严格规范。
举办一场成功的国际性会议，会前应当做好充分准备，努力做到提高会议质量和效率，避免召开那些议题不明确、没有准备或准备不足、为开会而开会无实质意义、单独寻求专家沟通可解决问题的会议。出席会议的研究者根据会议需要安排，原则上杜绝陪会现象，无关人员不安排参会（避免增加会议成本）。对需要经费的会议，应按实际仔细做出会议经费预算，一经批准严格执行，切勿盲目增加开支项目。会场布置力求节俭实用，尤其研究者会议这种学术氛围较浓厚的会议更不应该铺张浪费，搞太多形象工程。会议决定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员应当按照职责分工传达、贯彻、落实。会间的各项服务工作也要讲究效率，确保会议质量。会议的善后工作虽然在会议结束以后进行，但并不意味着可以无限拖延，如果效率不高，时间过长，也会影响到会议精神的传达、贯彻和落实，同样影响会议的效果。因此，会议筹备组织管理工作是整个会议工作的重要环节，直接关系到会议的效果，会务工作人员必须严格地按照会议主办者或者会议主持人的要求，一丝不苟地 做好每一项工作，确保会议开得圆满成功。
公司也要与时俱进的创新会议形式，提倡增加电视电话会议系统用来召开电视电话会议，切实减少各级人员对内、对外集中开会次数；做好视频会议系统软件的开发利用，不断提高会议效率，降低会议成本。总之，会务工作的时效性非常强，它要求参与组织和服务会议的工作人员在一定的时间内必须完成一定的任务，且必须保质保量的完成。
